Conditions générales de vente

Les présentes conditions générales de vente (ci-après les « CGV ») régissent les relations contractuelles entre Bepaid SRL et ses clients utilisateurs de la plateforme PeppolExpress.

Article 1 - Définitions

Les termes suivants ont la signification suivante :

Article 2 - Objet et champ d'application

Les présentes CGV ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles Bepaid SRL fournit au Client l'accès et l'utilisation de l'Application PeppolExpress.

Toute utilisation de l'Application implique l'acceptation sans réserve des présentes CGV. Le Client reconnaît avoir pris connaissance des présentes CGV et les avoir acceptées avant toute utilisation de l'Application.

Article 3 - Description des services

L'Application PeppolExpress permet au Client de :

Article 4 - Inscription et accès

4.1 Création du compte

Pour utiliser l'Application, le Client doit créer un compte en fournissant des informations exactes et à jour : email, nom de l'entreprise, numéro de TVA.

4.2 Vérification d'identité

Conformément à la réglementation Peppol et aux exigences de lutte contre la fraude, Bepaid se réserve le droit de demander au Client de fournir des documents justificatifs (pièce d'identité, extrait BCE, mandat de représentation) avant l'activation du compte sur le réseau Peppol.

4.3 Sécurité du compte

Le Client est responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion. Toute utilisation du compte est présumée émaner du Client.

Article 5 - Tarification et paiement

5.1 Tarifs

5.2 Essai gratuit

Le Client bénéficie d'un premier document gratuit pour tester le service, sans engagement. Aucun moyen de paiement n'est requis pour l'essai gratuit.

5.3 Dépassement de quota

Le Client peut configurer le comportement de l'Application en cas de dépassement de quota :

• Blocage : L'envoi de nouveaux documents est bloqué jusqu'au renouvellement mensuel ou l'achat d'un pack additionnel
• Augmentation automatique : L'Application souscrit automatiquement un pack additionnel supplémentaire (+10 documents / mois)

5.4 Modalités de paiement

Les paiements sont effectués par carte bancaire via la plateforme Stripe. Le paiement est prélevé automatiquement à chaque échéance (mensuelle ou annuelle).

Tous les prix sont indiqués hors taxes. La TVA belge (21%) est applicable pour les clients belges sans numéro de TVA intracommunautaire valide.

5.5 Facturation

Une facture est émise automatiquement pour chaque paiement et envoyée par email au Client.

Article 6 - Durée et résiliation

6.1 Durée

L'abonnement est souscrit sans engagement de durée. Il se renouvelle automatiquement chaque mois (abonnement mensuel) ou chaque année (abonnement annuel) jusqu'à résiliation.

6.2 Résiliation par le Client

Le Client peut résilier son abonnement à tout moment depuis son espace personnel ou en contactant le support client. La résiliation prend effet :

• Abonnement mensuel : À la fin de la période mensuelle en cours (pas de remboursement au prorata)
• Abonnement annuel : Immédiatement avec remboursement au prorata des mois non utilisés

6.3 Résiliation par Bepaid

Bepaid se réserve le droit de résilier immédiatement l'accès à l'Application en cas de :

• Violation des présentes CGV
• Défaut de paiement après relance
• Utilisation frauduleuse ou abusive de l'Application
• Atteinte à la sécurité ou à la réputation du service

6.4 Conservation des données après résiliation

Après résiliation, les données du Client sont conservées pendant 30 jours puis supprimées définitivement, sauf obligation légale de conservation (7 ans pour les factures selon la législation comptable belge).

Article 7 - Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• Fournir des informations exactes et complètes lors de l'inscription
• Utiliser l'Application conformément à sa destination et aux présentes CGV
• Ne pas tenter de contourner les mesures de sécurité de l'Application
• Respecter la réglementation applicable en matière de facturation électronique
• Vérifier l'exactitude des données extraites par l'IA avant envoi sur le réseau Peppol
• Disposer des droits nécessaires sur les documents uploadés
• Ne pas utiliser l'Application à des fins illégales ou frauduleuses

Article 8 - Garanties et limitations

8.1 Disponibilité du service

Bepaid s'efforce d'assurer une disponibilité de l'Application 24h/24 et 7j/7. Toutefois, Bepaid ne peut garantir une disponibilité à 100% et se réserve le droit d'interrompre temporairement l'accès pour maintenance, mise à jour ou cas de force majeure.

8.2 Transmission Peppol

La transmission des documents sur le réseau Peppol est assurée par notre partenaire certifié Digiteal. Bepaid ne peut être tenue responsable des défaillances du réseau Peppol ou des Access Points destinataires.

8.3 Extraction automatique par IA

L'extraction automatique des données de factures PDF est réalisée via intelligence artificielle. Bien que cette technologie soit très performante, Bepaid recommande au Client de vérifier systématiquement l'exactitude des données extraites avant validation et envoi.

Bepaid ne peut être tenue responsable d'erreurs d'extraction non détectées par le Client lors de la phase de validation.

8.4 Conformité fiscale

L'Application facilite la transmission de factures au format Peppol mais ne garantit pas la conformité fiscale ou légale du contenu des factures. Il appartient au Client de s'assurer que ses factures respectent la réglementation applicable.

Article 9 - Limitation de responsabilité

Bepaid ne pourra être tenue responsable :

• Des dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, perte de chance, perte de données)
• Des défaillances du réseau internet ou des services tiers (Digiteal, Stripe, hébergeur)
• De l'utilisation incorrecte ou frauduleuse de l'Application par le Client
• Du contenu des documents transmis par le Client
• Des erreurs d'extraction IA non détectées lors de la validation par le Client

En tout état de cause, la responsabilité de Bepaid est limitée au montant des sommes effectivement payées par le Client au cours des 12 derniers mois.

Article 10 - Propriété intellectuelle

L'Application, sa structure, son design, ses bases de données et tous les éléments qui la composent sont la propriété exclusive de Bepaid SRL et sont protégés par le droit d'auteur, le droit des marques et le droit des bases de données.

Le Client dispose d'un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible de l'Application dans le cadre de son abonnement.

Les documents uploadés par le Client restent sa propriété exclusive. Bepaid ne revendique aucun droit sur ces documents.

Article 11 - Confidentialité

Bepaid s'engage à traiter de manière confidentielle toutes les informations et documents du Client. Les employés de Bepaid sont tenus à une obligation de confidentialité.

Les données du Client ne seront jamais vendues, louées ou cédées à des tiers à des fins commerciales.

Article 12 - Modifications des CGV

Bepaid se réserve le droit de modifier les présentes CGV à tout moment. Le Client sera informé de toute modification par email au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur des nouvelles conditions.

L'utilisation continue de l'Application après l'entrée en vigueur des modifications vaut acceptation des nouvelles CGV.

Article 13 - Protection des données personnelles

Le traitement des données personnelles du Client est décrit dans notrePolitique de confidentialité.

Bepaid s'engage à respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et la législation belge en matière de protection de la vie privée.

Article 14 - Loi applicable et juridiction

Les présentes CGV sont régies par le droit belge.

En cas de litige, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable. À défaut, le litige sera porté devant les tribunaux compétents de l'arrondissement judiciaire de Charleroi (Belgique).

Article 15 - Contact

Pour toute question relative aux présentes CGV, le Client peut contacter Bepaid :